ICC:s uppförandekod för att bekämpa utpressning och mutor  ICC Commission on Anti-Corruption  Utgåva 2005  Innehållsförteckning Inledning Artikel 1 Förhindra mutor och utpressning Artikel 2 Ombud och andra mellanmän  Artikel 3 Avtal för joint ventures och vid utkontraktering Artikel 4 Bidrag till politiska partier och välgörande ändamål samt sponsring Artikel 5 Gåvor, gästfrihet och omkostnader Artikel 6 "Smörjningsbetalningar" Artikel 7 Företagspolicies  Artikel 8 Ekonomisk bokföring och revision Artikel 9 Ansvarsområden Inledning  Denna uppförandekod är tänkt som en metod för självreglering av näringslivet mot bakgrund av gällande nationell lagstiftning. Att den frivilligt accepteras av affärsföretag kommer att bidra till en hög integritetsnivå vid affärstransaktioner, både mellan företag och myndigheter och företag sinsemellan. Koden kommer att spela en viktig roll när det gäller att hjälpa företagen att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter och att följa de många initiativen mot korruption på internationell nivå. Den utgör också en lämplig utgångspunkt för att motstå försök till utpressning.  Denna uppförandekod är av generell natur och talar om vad som anses vara god affärssed men saknar direkt juridisk verkan. Alla företag ska följa gällande lagar och bestämmelser i de länder där de är etablerade och verksamma samt denna kod, både till bokstav och andemening. Medan att få slut på omfattande utpressning och mutor där politiker och högre tjänstemän är inblandade fortfarande har högsta prioritet föreskriver 2005 års reviderade utgåva av koden också åtgärder mot s.k. smörjningsbetalningar (facilitation payments) till lägre tjänstemän.  I denna kod avser termen "företag" varje person eller enhet som sysslar med affärer eller andra ekonomiska aktiviteter, oavsett om det är i vinstsyfte, och omfattar alla enheter som kontrolleras av en stat eller en territoriell enhet i staten. Den omfattar ett moderbolag med underordnade dotterbolag.  Hur framgångsrik ICC:s kod blir beror på "tonen i toppen": att klart budskap från verkställande direktören att det är förbjudet med mutor och utpressning och att ett effektivt efterlevnadsprogram kommer att genomföras.  För att lämna ytterligare vägledning vid genomförandet av denna kod har ICC:s antikorruptionskommitté publicerat "Fighting Corruption" I varje artikel nedan ges en kort hänvisning till respektive kapitel i denna handbok.  Artikel 1: Förhindra mutor och utpressning  Företag ska förhindra mutor och utpressning vid varje tillfälle och i alla former, oavsett om det är direkt eller indirekt, däribland genom ombud eller andra mellanmän:  a) Bestickning/mutbrott är erbjudande, löfte, givande eller accepterande av varje otillbörlig penningmässig eller annan förmån till eller från: en offentlig tjänsteman på nationell, lokal eller internationell nivå;  ett politiskt parti, en partitjänsteman eller -kandidat samt  en chef, tjänsteman, anställd eller ett ombud i ett privat företag  i syfte att erhålla eller behålla en affärsmässig eller annan otillbörlig förmån, t.ex. i samband med myndighetstillstånd, beskattning, tull, rättsliga åtgärder och rättegångar.  b) Utpressning eller påtryckning är krav på muta, oavsett om den är förenad med hot ifall begäran avslås. "Mutor" i denna kod omfattar utpressning.  c) Företag ska inte (i) återföra någon del av avtalad betalning till regeringstjänstemän eller till den andra avtalspartens anställda, eller (ii) utnyttja mellanmän som t.ex. ombud, underleverantörer, konsulter eller tredje män för att kanalisera betalningar till regeringstjänstemän eller till den andra avtalspartens anställda, deras släktingar, vänner eller affärskontakter.  Att definiera mutor är det centrala temat i kapitel 3 i handboken. I kapitel 6 avhandlas förhindrande av mutor mellan privata företag.  Artikel 2: Ombud och andra mellanmän  Företag ska informera alla ombud och andra mellanmän om sin antikorruptions-policy och klargöra sina förväntningar på att alla aktiviteter för deras räkning utförs i överensstämmelse med deras policy. Särskilt ska företag vidta de åtgärder som står i deras makt för att säkerställa  a) att varje betalning som lämnas till ett ombud inte motsvarar mer än en skälig ersättning för legitima tjänster som utförs av ett sådant ombud;  b) att inte någon del av en sådan betalning överlämnas av ombudet som en muta eller på annat sätt i strid mot denna uppförandekod;  c) att ombud uttryckligen förbinder sig att inte lämna mutor. Företag ska i sina avtal inkludera bestämmelser för att avsluta överenskommelser med ombud om muta lämnas, utom överenskommelser med ombud som utför rutinmässiga administrativa uppgifter eller kontorsuppgifter;  d) att de upprätthåller en förteckning över namn, anställningsvillkor och betalningar till alla ombud som anlitas av dem i samband med transaktioner med myndigheter, staten eller privata företag. Denna förteckning ska vara tillgänglig för granskning av revisorer och av behöriga statliga myndigheter under sekretessvillkor.  Ovannämnda bestämmelser gäller alla ombud eller mellanmän som anlitas av företaget för att erhålla beställningar eller tillstånd, däribland handelsresande, tullombud, advokater och konsulter.  I kapitel 4 i handboken behandlas frågor som uppkommer i samband med att ombud och andra mellanmän anlitas.  Artikel 3: Avtal för joint ventures och vid utkontraktering   Företag ska vidta de åtgärder som står i deras makt för att säkerställa att bestämmelser mot mutor som överensstämmer med denna uppförandekod accepteras av deras joint-venture-partners som tillämpliga på joint venture-företaget och av parter i utkontrakteringsavtal.  I kapitel 3 (s. 50-52) berörs joint venture-företagens roll.  Artikel 4: Bidrag till politiska partier och välgörande ändamål samt sponsrin a) Företag ska följa gällande lagar när bidrag lämnas till politiska partier, partitjänstemän och partikandidater, och alla krav för offentliggörande ska uppfyllas. Mängden och tidpunkten för bidrag till politiska partier ska granskas så att det säkerställs att bidragen inte används som en förevändning för mutor.  b) Företag ska vidta de åtgärder som står i deras makt för att säkerställa att deras bidrag till välgörande ändamål samt sponsring inte används som en förevändning för mutor. Bidragsgivande till välgörande ändamål samt sponsring ska ske öppet och i överensstämmelse med gällande lagar.  c) Företag ska upprätta ändamålsenliga kontroller och rutiner för att säkerställa att inte olämpliga bidrag lämnas till politiska partier eller välgörande ändamål. Bidrag till organisationer där framstående politiska personer, deras släktingar, vänner eller affärskontakter medverkar ska granskas med särskild uppmärksamhet.  Bidrag till politiska partier diskuteras ytterligare i kapitel 7 i handboken. Artikel 5: Gåvor, gästfrihet och omkostnader Företag ska inrätta rutiner som omfattar erbjudande om eller mottagande av gåva, gästfrihet eller omkostnader för att säkerställa att sådana arrangemang (a) begränsas till skäliga och äkta utgifter och (b) inte på otillbörligt sätt påverkar, eller kan bedömas påverka, resultatet av en anskaffning eller annan affärstransaktion.  Gåvor, gästfrihet och omkostnader är en av de fyra kritiska punkter som analyseras i kapitel 3 (s. 49-50).  Artikel 6: "Smörjningsbetalningar"  a) Företag ska inte lämna "smörjningsbetalningar" (facilitation payments). I den händelse att företaget, efter lämpligt övervägande från ledningens sida, bestämmer att "smörjningsbetalningar" inte helt kan undvikas, ska det inrätta kontroller och rutiner för att säkerställa att användningen begränsas till små betalningar till lägre tjänstemän för rutinåtgärder som företaget har rätt till.  b) Behovet av fortsatt användning av "smörjningsbetalningar" ska granskas regelbundet i syfte att avskaffa dem så snart som möjligt.  Den kritiska frågan om "smörjningsbetalningar" diskuteras även i kapitel 3 (s. 43-48) i handboken.  Artikel 7: Företagspolicies  I syfte att förhindra mutor och utpressning ska företag införa omfattande policies eller koder som avspeglar denna uppförandekod liksom företagens särskilda förhållanden och specifika affärsmiljö. Dessa policies eller koder ska a) ge vägledning och träning i att identifiera och undvika mutor eller utpressning i företagets dagliga affärer;  b) erbjuda konfidentiella kanaler så att man kan ta upp frågor, få råd eller rapportera överträdelser utan att behöva vara rädda för repressalier;  c) omfatta disciplinära åtgärder som sanktion för tjänstefel och  d) gälla alla underordnade dotterföretag, utländska och inhemska.  I kapitel 2 i handboken undersöks företagens ansvar när det gäller att tillhandahålla medel för att bekämpa utpressning och mutor. Frågan om moderföretagets ansvar för underordnade dotterföretag behandlas i kapitel 3 (s. 50-51). Artikel 8: Ekonomisk bokföring och revision a) Alla ekonomiska transaktioner ska registreras korrekt i lämpliga bokföringsböcker som är tillgängliga för granskning av styrelser i förekommande fall, eller motsvarande organ, liksom revisorer.  b) Det får inte finnas några inofficiella eller hemliga konton, det får inte heller utfärdas några dokument som inte korrekt registrerar de transaktioner de hänför sig till.  c) Företag ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att upprätta oberoende revisionssystem, antingen genom interna eller externa revisorer, för att uppdaga alla transaktioner som bryter mot denna uppförandekod. Lämplig rättelseåtgärd måste sedan vidtas.  d) Företag ska följa alla bestämmelser i nationella skattelagar och -föreskrifter, däribland sådana som förbjuder avdrag av någon form av mutor från den beskattningsbara inkomsten.  I kapitel 5 i handboken lämnas ytterligare vägledning om ekonomisk bokföring och revision. Artikel 9: Ansvarsområden Styrelsen eller annat organ med det yttersta ansvaret för företaget ska:  a) vidta tillräckliga åtgärder för att säkerställa att denna uppförandekod följs, t.ex. göra resurser tillgängliga och stödja ledningen vid genomförandet av de företagspolicies som avspeglar den;  upprätta och upprätthålla lämpliga kontrollsystem och rapporteringsrutiner, inklusive oberoende revision; b) införa sanktioner av överträdelser och vidta lämplig rättelseåtgärd och c) på lämpligt sätt offentliggöra genomförandet av dess policies eller koder mot korruption.  Styrelsens revisionsutskott eller annat organ med liknande ansvarsområde ska regelbundet och oberoende granska att denna uppförandekod följs och vid behov rekommendera korrigerande åtgärder eller policies. Det kan göras som en del av ett större system av granskningar av uppfyllelse inom företaget.  I kapitel 2 i handboken behandlas specifikt företagens ansvarsområden i kampen mot korruptionen.